En vista del cambio que se requiere hacer en las cifras contables, a continuación, presentamos un paso a paso de tres opciones para proceder con la reconversión en la contabilidad.
Opción 1
La primera y la más cómoda, aplicar la función de “reconversión” que tiene el software de contabilidad. Claro… suponiendo que se tenga uno y este actualizado.
Como se ilustra en la gráfica, las cifras representadas por colores, sin aparente orden, que se esparcen a todas partes. Que luego de aplicar la función del software contable, se ajustan a la nueva expresión monetaria, reduciendo su expansión.
El resultado, es que todas cifras de la base de datos, es decir, todos los guarismos de la contabilidad, de cada uno de los años que tengamos registrados en el software, serán divididos entre un millón. Reduciéndolos sin distinción de origen y cuantía.
Por tal razón, es recomendable, que se realicen respaldos de las cifras antes de aplicar el proceso de la nueva expresión monetaria, para conservar de esta forma, los resultados conforme a los soportes.
Ventajas y desventajas de dicha propuesta
Ventajas
- Es rápido.
- No requiere esfuerzo
- El margen de error se reduce sustancialmente
- Toda la contabilidad esta en una sola empresa
Desventajas
- Todas las cifras contables son divididas en un millón. Alterando los montos de los registros con relación a los soportes.
- Hay cifras que se reducen a cero, perdiendo su valor informativo.
- Requiere pagar por la actualización de su software contable
Opción 2
En el grafico podemos ver la segunda opción. Esta consiste en disponer de dos empresas en el software de contabilidad, una hasta el 30/09/2021, con la vieja expresión monetaria. Y otra empresa con la nueva expresión monetaria a partir del 1/10/2021.
A continuación, los pasos:
- En la contabilidad en curso, que le llamaremos Conta1, registra las operaciones ocurridas hasta el 30 de septiembre de 2021.
2. Después, generar un balance de comprobación al final del día 30 de septiembre de 2021.
3. Luego, crear una “nueva compañía” en el software de contabilidad con el mismo nombre y con el mismo ejercicio vigente, identificarla adicionalmente con el calificativo Conta2.
4. Replicar en Conta2 el plan de cuentas de la Conta1.
5. El BC indicado en 2 transferirlo a “Microsoft Excel” y dividir cada uno de los saldos de todas las partidas entre un millón (1.000.000).
6. Realizar en Conta2 un asiento inicial el 30 de septiembre, con los saldos de las cuentas obtenidas en el punto anterior.
7. Continuar con los registros del ejercicio con la nueva escala monetaria en Conta2. Todas las operaciones a partir del 1/10/2021.
8. Para todos los efectos se mantendrá la contabilidad del ejercicio dividida en dos empresas- Conta1 hasta el 30/09/2021; y Conta2, desde el 1/10/2021.
Ventajas y desventajas de dicha propuesta
Ventajas
- Tiene control total del proceso.
- Conserva las cifras con la vieja expresión, siendo igual a los soportes contables.
- No requiere pagar por actualizaciones de software.
Desventajas
- Este sujeto errores humanos.
- El proceso le va llevar más tiempo, porque requiere expresar las cifras a la nueva escala monetaria y hacer un asiento largo.
- Requiere un esfuerzo.
- Tendrá dos compañías de una misma empresa en su software de contabilidad.
Ejemplo de asiento
Asiento de apertura en la «nueva contabilidad»
Opción 3
En la ilustración, todo va por un solo camino. Se observa un antes y un después, pero en la misma línea.
Esta consiste en continuar con la contabilidad que se lleva, realizar dos asientos contables al 30 de septiembre de 2021, el primero, que cierre todas cuentas que tengan saldo, tanto reales como nominales. El segundo asiento, la apertura de todas las cuentas con saldos, pero en la nueva expresión monetaria, es decir después de dividirlos en 1.000.000. A continuación, los pasos:
1. Generar un balance de comprobación (BC), al final del día 30 de septiembre de 2021.
2. Realizar asiento de cierre de cada una de las cuentas reales y nominales, atendiendo al balance comprobación del punto 1. Importante, será el último asiento del 30 de septiembre de 2021 con la vieja expresión monetaria.
3. Luego de eso, verificar que todas las cuentas quedaron en cero después de realizar el asiento del punto anterior.
4. El BC indicado en el punto 1, transferirlo a “Microsoft Excel” y dividir cada uno de los saldos de todas las partidas entre un millón (1.000.000).
5. Realizar un asiento de apertura el 30 de septiembre, con los saldos de las cuentas obtenidas en el punto anterior.
6. Registrar las operaciones realizadas a partir del 1 de octubre con la nueva expresión monetaria del bolívar.
Ventajas y desventajas de dicha propuesta
Ventajas
- Tiene control total del proceso.
- Conserva las cifras con la vieja expresión monetaria, siendo igual a los soportes contables.
- No requiere pagar por actualizaciones de software
- Toda la contabilidad esta en una sola empresa.
Desventajas
- Está sujeto errores humanos.
- El proceso le va llevar más tiempo que todas las opciones anteriores, porque requiere expresar las cifras en la nueva escala monetaria y hacer dos asientos largos.
- Requiere un esfuerzo.
Ejemplo de asientos
Opción 3: Asientos de cierre y de apertura
El redondeo en Excel
Fórmula a utilizar
El redondeo “automático” del Excel procede tal y como lo establece las “Normas que rigen el proceso de reconversión monetaria”, emitidas por el BCV. Recomendamos aplicar la formula redondeo.
Leonardo Márquez y Harold Márquez
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